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個人情報保護管理規程

個人情報保護管理規程個人情報基本方針個人情報の利用目的について

個人情報保護管理規程

目的

第1条 この規程は「個人情報に関する法律(平成15年法律第57号。以下「法」という。)に基づき、一般社団法人日本精米工業会(以下「本会」という)が保有する個人情報の漏洩、滅失、き損、誤使用等(以下「漏洩等」という。)を防止し、個人情報の保護を図ることを目的とする。

定義

第2条 本規程における用語の定義は次の各号に定めるところによる。

  1. 個人情報
    生存する個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、住所、電話番号、メールアドレス、勤務先及びその職位又は所属、生年月日その他の記述により特定の個人を認識することができるもの。(外の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別できることとなるものを含む。)
  2. 本人
    個人情報によって識別される特定の個人。
  3. 従業者
    本会の組織内でその指揮監督を受け、 個人情報の取扱いに従事する者(職員、役員、派遣社員を含む)
  4. 個人情報保護管理責任者
    個人情報の保護、実施及び運用に関する責任と権限を有する者として任命された者。
  5. 監査責任者
    本会の常勤の理事で、監査の実施及び報告を行う責任と権限を有し、会長より任命された者。

対象となる個人情報

第3条 本規程の対象となる個人情報は、本会において適法かつ公正な手段により収集され、取り扱われる全ての個人情報とする。

管理組織等

第4条 本会に本規程の実施および運用に関する責任者として、個人情報保護総合管理責任者(以下「総合管理責任者」という。)を置き、会長をもってこれに充てることとする。

2 本会の各事業部門に個人情報保護管理責任者(以下「管理責任者」という。)を置き担当役員である常務理事をもってこれに充てることとする。

3 前項に定めるもののほか、 管理組織について必要な事項は別に定めることとする。

総合管理責任者等の責務

第5条 総合管理責任者は個人情報保護に関する事務を総括する。

2 管理責任者は、個人情報保護の徹底が図られるよう、各種安全対策の実施、個人情報に関する開示請求や苦情処理、外部委託業者の管理等を適切に行い、個人情報保護に関して必要な事項を全般に管理することとする。

利用の目的及び利用範囲

第6条 本会は利用の目的(以下「利用目的」という。)の範囲内で個人情報を取り扱うものとする。 また利用目的については本会のホームページに公表することとする。

2 本会は個人情報の利用目的を本人に通知し、利用目的の範囲内において使用することとする。

3 第2項にかかわらず、次の各号に該当する場合は、この限りではない。

  1. 法令に基づく場合。
  2. 人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合。
  3. 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要な場合。
  4. 国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合。

個人情報の守秘義務

第7条 本会役職員は個人情報の秘密の保持に十分注意を払い、漏洩等をしてはならない。その職務を退いたのちにおいても守秘義務を負うものとする。

個人情報データベース等の管理

第8条 個人情報データベース等を取り扱う職員及びその権限は、事務分掌によるものとする。

2 前項の権限を与えられた職員は、職務の遂行上必要な限りにおいて個人データベース等を取り扱うこととする。

3 前2項に定めるもののほか、個人情報データベース等への不当なアクセス並びに故意又は過失による虚偽入力、 改竄、 消去を防止するために必要な事項に関しては、別途定めることができるものとする。

教育研修

第9条 総合管理責任者は、個人情報の取扱いに従事する役職員に対し、個人情報の重要性について理解を深め、個人情報の保護に関する意識の高揚を図るため定期的に啓発その他必要な教育研修を行うこととする。

個人情報の廃棄及び消去

第10条 個人情報が記載された文章等の廃棄を行う場合は、管理責任者の指示に従い、裁断等により読み取り不可能な状態に処分することとする。

2 コンピュータ及び磁気媒体等の廃棄又は転売・譲渡等(リースの場合は返却)を行う場合は、管理責任者の指示に従い、コンピュータ及び磁気媒体等の中の個人情報を復元不可能な状態にしなければならないこととする。

外部委託

第11条 個人情報の取扱いにかかる業務を外部に委託する時は、個人情報の適切な管理を行う能力を有しない者を選定することがないよう選定基準を設けることとする。また、契約書に次の各号を明記するとともに、委託先における責任者等の管理体制、個人情報の管理状況等必要な事項について確認しなければならないこととする。

  1. 個人情報に関する機密保持等の義務事項
  2. 再委託の制限又は条件に関する事項
  3. 個人情報の漏洩等による事故時の責任に関する事項
  4. 個人情報の管理状況についての検査の実施に関する事項
  5. 委託終了時における個人情報の消去及び媒体の返却に関する事項

個人情報の開示

第12条 本会が収集した個人情報に関して、本人から情報の開示を求められた場合は、 別に定める本人確認および請求手続きに従って、 遅滞なく開示することとする。

2 前項にかかわらず、次の各号に該当する場合は、その全部又は一部について開示しないことができることとする。また開示できない時はその理由を本人へ通知することとする。

  1. 本人、又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合。
  2. 本会の業務の適正な実施に著しい支障をおよぼすおそれのある場合。
  3. 他の法令に違反することとなる場合。

個人情報の訂正等

第13条 本会は、 本人から、 当該本人の情報が事実でないとの理由から内容の訂正、追加又は削除(以下「訂正等」という。)を求められた場合は、事実の確認等の必要な調査を行い、別に定める手続きに従って、当該個人情報の訂正等を行うこととする。

個人情報保護の窓口の設置等

第14条 個人情報の利用目的の通知又は開示等の請求に関する受付の事務を行う窓口(以下「個人情報保護窓口」という。)を総務部に置くこととする。

2 個人情報保護窓口は、本会における個人情報の取扱い等に係る苦情の相談の事務を行う窓口(以下「苦情相談窓口」という。)を兼ねるものとする。

苦情処理

第15条 管理責任者は担当部門における個人情報の取扱いに関する苦情(以下「苦情」という。)の適切かつ迅速な処理に務めなければならないこととする。

2 本会は「苦情相談窓口」において苦情処理の申し出を受け付けることとする。

3 苦情相談窓口において苦情処理の申し出を受けたときは、関係する部署は、苦情に関する当該個人情報の取扱いの状況等を迅速に調査して、その適切な措置について管理責任者と協議して行わなければならないこととする。

漏洩等が発生した場合の対応

第16条 本会は自己の取り扱う個人情報の漏洩等の事実を把握した場合は、当該個人情報の漏洩等の内容を本人に速やかに通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置くとともに、可能な限り事実関係、発生原因及び対応を遅滞なく公表することとする。またこれらの内容を農林水産省に直ちに報告することとする。

監査

第17条 監事は個人情報保護の徹底に関して、 監査を毎年1回実施することとする。

損害賠償

第18条 本会の役職員は、個人情報の漏洩等により、本人または本会ほか関係者に損害を及ぼしたときは、退職後においても賠償の責を負うものとする。

補足

第19条 本規程の実施に関し必要な事項については、会長が別に定めることができることとする。

附則
本規程は、平成19年4月1日より施行する。

個人情報基本方針

一般社団法人 日本精米工業会(以下「本会」という。)は個人情報を適正に取扱うため次のとおり個人情報保護方針を定めます。

  1. 本会は個人情報の保護に関する法律、その他個人情報の保護に関する諸法令等を遵守いたします。
  2. 本会は個人情報保護管理責任者を置き、個人情報の漏洩防止等、適正な管理に努めます。
  3. 本会の取得している個人情報は、本会の事業活動及びあらかじめ公表した利用の目的の範囲内で利用いたします。
  4. 本会は法令に定める場合を除き、個人情報をご本人の同意を得ることなく第三者に提供することはいたしません。
  5. 本会は個人情報を安全に管理するため、役職員等に対して教育を実施いたします。
  6. 本会が保有する個人情報について、開示、訂正・追加及び削除等の要請があった場合は適切に対応いたします。
  7. その他個人情報に関するお問い合わせは、 「個人情報保護窓口」までお願いいたします。
【個人情報保護窓口】
〒103-0001 東京都中央区日本橋小伝馬町15-15 食糧会館7階
TEL 03-4334-2190  FAX 03-3249-1835
一般社団法人日本精米工業会 総務部 お問い合わせはこちらから

個人情報の利用目的について

一般社団法人日本精米工業会が取り扱う個人情報の利用目的は次のとおりです。

No. 事業分野等 利用目的
1. 研修・講習事業
  1. 申込みの受付
  2. 受講者の確認、受講者名簿の作成・参加者への配布
  3. 報告書・修了証書等の発行
  4. 業務遂行上必要な範囲で行う取引先、関係団体への連絡
2. 受託・支援事業
  1. 依頼の受付
  2. 契約の締結・履行・契約に付帯するサービスの提供
  3. 費用・代金等の請求・決済
  4. 本会の提供するサービスに関する各種情報の提供
3. その他本会の目的達成に必要な事業等
  1. 業務遂行に必要な範囲で行う取引先、関係団体、一般消費者等への連絡
4. 会報「精米工業」
  1. 寄稿者氏名等の掲載
  2. 各種研修会・講習会受講者氏名等の掲載
  3. 米穀検査上級技術者氏名等の掲載
  4. 米飯官能試験監督者の氏名等の掲載
  5. 米飯選抜パネリストの氏名等の掲載
  6. 米飯専門パネリストの氏名等の掲載
5. ホームページ
  1. プレゼント応募
  2. 当選者への賞品の発送
  3. 問い合わせ
  4. 資料請求サービス等
6. 業務委託先
  1. キャンペーンの運営
  2. プレゼント応募収集、整理
  3. 当選者への賞品の発送等
  4. 郵便物等の発送
7. 採用・雇用管理等
  1. 採用の合否等の判断
  2. 雇用の維持・管理
  3. 健康保険組合等関係機関・団体への提供
  4. 身元保証人等に対する本会からのご通知・ご連絡等
  5. 役職員名簿の作成